Terms and Conditions

www.agreem.se

Allmänna villkor

Dessa allmänna villkor (“Allmänna villkor”) gäller för avtal mellan Agreem AB (“Agreem” eller “Leverantören”) och den juridiska person som ingår abonnemangsavtal med Agreem (“Kunden”) avseende användning av Agreems digitala avtalshanteringstjänst (“Tjänsten”). Allmänna villkor, tillsammans med vid var tid gällande: (i) Service Level Agreement (SLA), (ii) Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB‒avtal), samt (iii) Agreems säkerhets‒, integritets‒ och övriga policyer som hänvisas till i dessa Allmänna villkor, utgör gemensamt parternas fullständiga reglering av samtliga frågor som omfattas av avtalsförhållandet (“Avtalet”). Vid motstridighet mellan dessa Allmänna villkor och bilagor eller policyer ska Allmänna villkor äga företräde, om inte annat uttryckligen anges. Tjänsten tillhandahålls uteslutande för företagsanvändning (B2B). Genom att ingå Avtalet bekräftar Kunden att denne agerar i egenskap av näringsidkare. 1. Avtalets omfattning • Avtalet ger Kunden en icke‒exklusiv rätt att använda Tjänsten i enlighet med dessa villkor. • Tjänsten tillhandahålls uteslutande för företagsanvändning (B2B). • Varje användare ska ha egna inloggningsuppgifter. 1.1 Användare och licenser Tjänsten tillhandahålls baserat på ett licens‒ och användarupplägg.

Abonnemanget inkluderar ett antal användarlicenser med olika behörighetsnivåer i enlighet med vad som framgår av vid var tid gällande produktbeskrivning, prislista, offert eller orderbekräftelse. Kunden har rätt att utöka sitt abonnemang genom att köpa ytterligare användarlicenser enligt Agreems vid var tid gällande villkor. Tilläggslicenser debiteras i enlighet med gällande prislista eller offert och gäller för återstoden av den pågående abonnemangsperioden. Kunden ansvarar för att antalet användare inte överstiger det antal licenser som omfattas av abonnemanget. 2. Avtalstid, uppsägning och förlängning 2.1 Abonnemangsformer Kunden kan välja mellan månadsabonnemang och årsabonnemang. Villkoren för respektive abonnemangsform framgår nedan. 2.2 Månadsabonnemang Månadsabonnemang löper med en (1) månad i taget och kan sägas upp av endera parten med en (1) månads uppsägningstid. Uppsägning får verkan vid utgången av den pågående abonnemangsperioden. 2.3 Årsabonnemang Årsabonnemang ingås för en fast avtalstid om tolv (12) månader och betalas i förskott. Årsabonnemang erbjuds normalt till ett rabatterat pris i förhållande till månadsabonnemang. 2.4 Uppsägning av årsabonnemang Årsabonnemang kan sägas upp med en (1) månads uppsägningstid före avtalstidens utgång. Uppsägning av årsabonnemang påverkar inte Kundens betalningsskyldighet för den pågående avtalstiden och medför inte rätt till återbetalning av redan erlagda avgifter. 2.5 Förlängning Om årsabonnemang inte sägs upp i enlighet med punkt 2.4 förlängs avtalet med ytterligare tolv (12) månader i taget, om inte annat avtalats. 3. Avgifter och betalningsvillkor • Kunden kan välja månadsbetalning via autogiro eller helårsbetalning via faktura. • Samtliga priser anges exklusive moms. • Agreem förbehåller sig rätten att justera priser inför ny avtalsperiod. • Vid försenad betalning kan dröjsmålsränta enligt räntelagen tillkomma samt eventuell påminnelseavgift. 4. Leverans av tjänsten • Leverans sker genom att Kunden erhåller inloggningsuppgifter via e post. 5. Ingen ångerrätt (B2B) • Eftersom Avtalet ingås mellan företag finns ingen lagstadgad ångerrätt. 6. Underhåll och ändringar • Agreem kan uppdatera och förändra Tjänsten för att förbättra funktionalitet och säkerhet. 7. Överlåtelse • Kunden får inte överlåta Avtalet utan skriftligt godkännande från Agreem. 8. Uppsägning vid avtalsbrott Agreem får säga upp Avtalet med omedelbar verkan om: • Kunden bryter mot dessa villkor, • Kunden inte betalar förfallen faktura, • Kunden bedöms vara på obestånd (konkurs, likvidation etc.). 9. Personuppgifter och GDPR • Agreem är personuppgiftsbiträde när Kunden lagrar avtal och intern information i tjänsten. • Kunden är personuppgiftsansvarig för innehållet de lagrar. • Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PuB avtal) ingås alltid. 10. Ansvarsbegränsning • Agreems ansvar begränsas till direkta skador och maximalt ett belopp motsvarande tre månaders abonnemangsavgift. • Agreem ansvarar inte för indirekta förluster, utebliven vinst eller dataförlust som inte beror på grov vårdslöshet. 11. Immateriella rättigheter • All programvara, dokumentation och övrigt material tillhör Agreem. • Kunden erhåller endast nyttjanderätt enligt avtalet. 12. Force Majeure Parterna är befriade från ansvar vid händelser utanför deras kontroll, såsom naturkatastrofer, krig, pandemi, strejk eller omfattande IT störningar. 13. Tillämplig lag och tvist • Svensk lag tillämpas. • Tvist avgörs i första instans av Stockholms tingsrätt.

14. Omförhandla Agreem kan, på Kundens begäran, bistå med granskning och omförhandling av befintliga avtal. Processen ser i huvudsak ut enligt följande: • Kunden initierar en förfrågan om omförhandling via Tjänsten. • Agreem kontaktar Kunden för att inhämta och dela relevant information och, vid behov, upprätta erforderliga dokument (NDA, fullmakt, samarbetsavtal). • Agreem analyserar det aktuella avtalet och kan, vid behov, genomföra marknadsanalys och oberoende upphandling i syfte att identifiera förbättrade villkor. • Kunden hålls löpande informerad och ansvarar för samtliga beslut och eventuella avtal som ingås till följd av omförhandlingen. Agreem åtar sig inget ansvar för att en omförhandling leder till ett visst resultat Att skicka in en förfrågan är kostnadsfritt och inte bindande för Kunden. För mer information om tjänsten, kontakta Agreem: info@agreem.se

Datasäkerhet

Agreem tillhandahåller en avtalshanteringstjänst utvecklad för företag som ställer höga krav på säkerhet, dataskydd och spårbarhet. Vi prioriterar sekretess, integritet och full transparens kring hur data hanteras.

1. Datacenter och infrastruktur • Agreem använder Azure som infrastrukturplattform för säker lagring, backup och drift av tjänsten. • All kunddata lagras och behandlas i Microsoft Azures svenska datacenter. • Microsoft Azure uppfyller relevanta säkerhetsstandarder, inklusive ISO 27001, ISO 27018 och SOC-rapporter. 2. Säker inloggning och kontoskydd • Vid inloggning krävs en sexsiffrig säkerhetskod som skickas till den registrerade e postadressen. • Lösenord lagras alltid som hashade och saltade värden. 3. Dataskydd och sekretess • Kunddata används endast för att tillhandahålla Agreems tjänster. • Vi skannar inte, säljer inte och vidareförmedlar inte kunddata till tredje part, annat än till dokumenterade underbiträden enligt personuppgiftsbiträdesavtal. • Ingen kunddata används för träning av AI modeller. 4. Kryptering och överföringsskydd • All kommunikation till och från tjänsten skyddas med TLS/SSL kryptering. • Data i transit skyddas med moderna krypteringsprotokoll. • Data i vila skyddas med kryptering via Azure plattformens inbyggda säkerhetsfunktioner. 5. Backuper och återställning • Databaser säkerhetskopieras kontinuerligt. • Backuper lagras inom Sverige via Azure infrastruktur. • Rutiner för återställning testas regelbundet. 6. Spårbarhet och revisionsloggar Alla aktiviteter i systemet loggas: • Vem som öppnat eller redigerat ett avtal. • Vem som skapat nya avtal. • Vem som fattat beslut om förnyelse eller avslut. Revisionsloggar sparas i enlighet med interna säkerhetspolicys och GDPR. 7. Behörighetsstyrning • Roller och behörigheter kan endast hanteras av företagsadministratörer.

Personsuppgiftspolicy

Denna policy beskriver hur Agreem behandlar personuppgifter i samband med att företag använder Tjänsten. 1. Personuppgiftsansvarig och biträdesroll • När Agreem behandlar Kundens egna användardata (kontaktpersoner, kontouppgifter etc.) är Agreem personuppgiftsansvarig. • När Kunden laddar upp och lagrar avtal och annan intern information i Tjänsten är Agreem personuppgiftsbiträde. • Ett separat PuB avtal reglerar detta. 2. Personuppgifter som behandlas Agreem kan behandla: • namn, • e postadress, • telefonnummer, • användarnamn, • IP-adresser, • loggar kopplade till användning av tjänsten. 3. Ändamål och rättslig grund Som personuppgiftsansvarig: • Administration av kundrelationer (avtal, fakturering). — Avtalsgrund • Kommunikation, support och driftinformation. — Berättigat intresse Som personuppgiftsbiträde: • Tillhandahålla lagring och funktioner för avtalshantering. — Avtalsgrund 4. Lagringstid • Kunddata sparas så länge som krävs för att fullgöra avtalet. • Loggar kan sparas upp till 12 månader. • Uppgifter för marknadsföring kan sparas upp till 12 månader efter att kundförhållandet upphört. • Backuper raderas enligt interna rutiner. 5. Tredje parter och underbiträden Agreem använder endast: • Microsoft Azure Sweden som infrastrukturleverantör. Eventuella övriga underbiträden dokumenteras i PuB avtalet. 6. Säkerhetsåtgärder • Kryptering av data i transit och vila. • Begränsade åtkomsträttigheter. • Loggning av alla åtkomstförsök. • Regelbundna säkerhetsuppdateringar och kontroller. 7. Dina rättigheter Kunder har rätt att begära: • tillgång till personuppgifter, • rättelse, • radering, • begränsning av behandling, • dataportabilitet. Begäran skickas till: support@agreem.se 8. Ändringar i integritetspolicyn Agreem kan uppdatera policyn vid behov. Senaste versionen finns alltid på webbplatsen.

Cookiepolicy

Agreem använder cookies för att säkerställa grundläggande funktioner i tjänsten. 1. Typer av cookies vi använder Nödvändiga cookies Används för att: • hålla användare inloggade, • upprätthålla sessionshantering, • säkerställa säkerhet och åtkomst. Funktionscookies • Lagrar språk och andra användarinställningar. Inga tredjepartscookies • Agreem använder inte Google Analytics eller andra spårningsverktyg. 2. Hantering av cookies • Du kan blockera cookies i webbläsaren, men tjänsten kan då sluta fungera korrekt.

Service Level Agreement (SLA)

Detta Service Level Agreement (“SLA”) reglerar Agreems åtaganden avseende tillgänglighet, support och incidenthantering för Agreems molnbaserade tjänst för avtalshantering (“Tjänsten”). Detta SLA gäller i tillägg till Agreems allmänna villkor. Vid motstridighet äger de allmänna villkoren företräde. 1. Definitioner Tillgänglighet (Upptid) Avser den tid då Tjänsten är åtkomlig för Kunden via ordinarie webbgränssnitt och fungerar i väsentliga delar. Otillgänglighet Avser när Tjänsten inte är åtkomlig alls för samtliga användare. Partiella fel, prestandaförsämringar eller fel i enskilda funktioner utgör inte otillgänglighet om inte annat uttryckligen anges. Kontorstid Vardagar kl. 09.00–17.00 (CET), exklusive svenska helgdagar. 2. Tillgänglighet Agreem strävar efter att Tjänsten ska vara tillgänglig 99,95 % per kalendermånad, beräknat på månadsbasis. Tillgänglighet mäts av Agreem med interna övervakningsverktyg. Följande tid räknas inte som otillgänglighet: • planerat underhåll, • akuta säkerhetsåtgärder, • force majeure-händelser, • störningar orsakade av Kundens nätverk, utrustning eller tredjepartsleverantörer, • avbrott i tredjepartstjänster som Tjänsten är beroende av. 3. Planerat underhåll Agreem har rätt att genomföra planerat underhåll för att säkerställa Tjänstens säkerhet, stabilitet och funktionalitet. Planerat underhåll meddelas normalt minst 24 timmar i förväg via e-post eller i Tjänsten. Underhåll schemaläggs i möjligaste mån utanför kontorstid. I undantagsfall kan underhåll behöva genomföras med kortare varsel. 4. Incidenthantering 4.1 Klassificering av incidenter Incidenter klassificeras av Agreem enligt följande: P1 – Kritisk incident Tjänsten är helt otillgänglig för samtliga användare. P2 – Allvarlig incident Väsentliga delar av Tjänstens funktionalitet är otillgängliga eller kraftigt begränsade. P3 – Normal incident Fel som påverkar funktioner men där arbete i huvudsak kan fortsätta. P4 – Mindre incident / förbättringsförslag Mindre fel eller önskemål om förbättringar. Kunden har inte rätt att ensidigt fastställa prioritet. 4.2 Åtgärdstider (responstid) Åtgärdstid avser tiden till dess att Agreem påbörjar felsökning eller analys, inte tid till dess att incidenten är fullt åtgärdad. Prioritet Åtgärdstid: P1 - Inom 2 timmar under kontorstid P2 - Inom 4 timmar under kontorstid P3 - Inom 1 arbetsdag P4 - Hanteras inom ordinarie utvecklingsplan Vid P1-incidenter lämnas löpande statusuppdateringar i skälig omfattning. 5. Support 5.1 Supportkanaler och tider Support tillhandahålls: Vardagar kl. 09.00–15.00 (CET) Via e-post: support@agreem.se 5.2 Supportens omfattning Support omfattar: • teknisk helpdesk, • felsökning av Tjänsten, • kontohantering, • vägledning kring Tjänstens funktioner. Support omfattar inte: • utbildning, • verksamhets- eller juridisk rådgivning, • åtgärder i Kundens interna IT-miljö. 6. Backup och återställning Agreem tar regelbundna säkerhetskopior av Tjänsten och lagrar dessa inom EU (Azure Sweden). Vid större incidenter som leder till dataförlust kan Agreem, i mån av möjlighet, återställa data enligt Agreems interna rutiner. Agreem garanterar inte fullständig återställning av all data. Detaljer kring behandling av personuppgifter regleras i separat personuppgiftsbiträdesavtal. 7. SLA-kompensation Om Agreem under en kalendermånad inte uppnår avtalad tillgänglighet enligt punkt 2 kan Kunden begära kompensation motsvarande upp till 10 % av den fasta abonnemangsavgiften för den aktuella månaden. Kompensation: • ska begäras skriftligen senast 30 dagar efter aktuell period, • utges i form av kredit på framtida faktura, • utgör Kundens enda ersättning vid bristande tillgänglighet. Kompensation utges inte om: • avbrottet omfattas av undantagen i punkt 2, • orsaken ligger utanför Agreems kontroll, • Kunden inte samarbetar vid felsökning. 8. Ändringar av SLA Agreem har rätt att uppdatera detta SLA med minst 30 dagars skriftligt varsel. Ändringar får inte innebära en väsentlig försämring av Tjänstens tillgänglighet utan saklig grund. Vid motstridighet äger Allmänna villkor företräde.

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (“Avtalet”) har ingåtts mellan: Personuppgiftsansvarig: Kunden och Personuppgiftsbiträde: Agreem AB, org.nr 559567-7948, (“Agreem”) Avtalet reglerar Agreems behandling av personuppgifter för Kundens räkning enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (“GDPR”). Detta Avtal utgör en integrerad del av parternas avtal om Tjänsten. 1. Bakgrund och syfte Kunden använder Agreems molnbaserade tjänst för avtalshantering (“Tjänsten”). Inom ramen för Tjänsten behandlar Agreem personuppgifter för Kundens räkning. Agreem behandlar personuppgifter uteslutande i egenskap av personuppgiftsbiträde och enligt Kundens dokumenterade instruktioner. 2. Definitioner Termer som används i detta Avtal ska ha den betydelse som anges i GDPR, om inte annat uttryckligen anges. 3. Föremål för och varaktighet av behandlingen Behandlingen av personuppgifter: • sker i syfte att tillhandahålla Tjänsten, • pågår under den tid Kunden har ett giltigt avtal med Agreem, • upphör när avtalsförhållandet avslutas, i enlighet med punkt 10. 4. Typ av personuppgifter och kategorier av registrerade 4.1 Kategorier av registrerade • Kundens anställda • Kundens motparter i avtal • Kontaktpersoner, firmatecknare och användare av Tjänsten 4.2 Typer av personuppgifter • namn • kontaktuppgifter (e-post, telefon) • befattning, arbetsgivare • användar-ID, inloggningsuppgifter • avtalsrelaterade uppgifter • metadata och loggar kopplade till användning av Tjänsten Agreem behandlar inte avsiktligt känsliga personuppgifter enligt artikel 9 GDPR. 5. Instruktioner Agreem får endast behandla personuppgifter i enlighet med: • detta Avtal, Kundens dokumenterade instruktioner, • tillämplig dataskyddslagstiftning. Om Agreem anser att en instruktion strider mot GDPR ska Kunden informeras utan dröjsmål. 6. Säkerhet Agreem vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32 GDPR, inklusive men inte begränsat till: • åtkomstkontroll, • kryptering där det är lämpligt, • regelbundna säkerhetskopior, • behörighetsstyrning, • loggning och övervakning. Personuppgifter lagras inom EU/EES. 7. Underbiträden Kunden godkänner att Agreem anlitar underbiträden för behandling av personuppgifter, inklusive leverantörer av molninfrastruktur. Agreem ska: • säkerställa att underbiträden omfattas av motsvarande dataskyddsåtaganden, • på begäran tillhandahålla information om aktuella underbiträden, • informera Kunden om väsentliga ändringar av underbiträden. 8. Hjälp till Kunden Agreem ska, i skälig omfattning, bistå Kunden med: • hantering av registrerades rättigheter (artiklarna 12–22 GDPR), • anmälan av personuppgiftsincidenter till tillsynsmyndighet, • konsekvensbedömningar (DPIA), i den mån behandlingen avser Tjänsten. 9. Personuppgiftsincidenter Vid personuppgiftsincident ska Agreem: • utan onödigt dröjsmål underrätta Kunden, • lämna tillgänglig information om incidentens art, omfattning och vidtagna åtgärder. Agreem ansvarar inte för incidenter som orsakas av Kundens användning av Tjänsten i strid med avtal eller instruktioner. 10. Radering och återlämnande När avtalsförhållandet upphör ska Agreem: • radera eller anonymisera personuppgifter inom rimlig tid, • med undantag för uppgifter som måste sparas enligt lag. Backuper raderas enligt Agreems ordinarie rutiner. 11. Revision Kunden har rätt att begära rimlig information som visar att Agreem uppfyller detta Avtal. Eventuella revisioner ska: • ske med skäligt varsel, inte störa Agreems verksamhet oskäligt, • genomföras på Kundens bekostnad. 12. Ansvar och ansvarsbegränsning Agreems ansvar enligt detta Avtal är begränsat i enlighet med ansvarsklausulen i parternas huvudavtal. Agreem ansvarar inte för indirekta skador eller följdskador. 13. Tillämplig lag och tvist Detta Avtal ska tolkas och tillämpas enligt svensk rätt. Tvist ska avgöras i enlighet med vad som anges i huvudavtalet mellan parterna. Vid motstridighet äger Allmänna villkor företräde.

Senast uppdaterad: 2026-02-05